Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn die vereinbarten Ergebnisse innerhalb des Planungsvierecks aus Zeit, Kosten, Leistungsumfang und Qualität erreicht werden.
Dazu müssen zumindest die typischen Erfolgsfaktoren implementiert sein.
1. Starker Projektpromotor
Ein einflussreicher Auftraggeber oder Sponsor unterstützt das Projekt aktiv, trifft Entscheidungen und beseitigt organisatorische Hindernisse.
2. Kompetente Projektleitung
Eine erfahrene Projektleitung steuert das Projekt strukturiert, trifft Entscheidungen und hält Ziele, Termine und Ressourcen im Blick.
3. Leistungsfähiges Projektteam
Ein fachlich kompetentes und motiviertes Team ist eine zentrale Voraussetzung für den Projekterfolg.
4. Klare Projektziele
Nutzen, Zielbild und erwartete Ergebnisse des Projekts sind eindeutig definiert.
5. Saubere Anforderungen (Requirements Engineering)
Anforderungen werden strukturiert erhoben, dokumentiert und priorisiert.
6. Passende Projektmethodik
Das Vorgehensmodell (klassisch, agil oder hybrid) passt zur Aufgabe, zur Organisation und zur Projektgröße.
7. Realistische Projektplanung
Zeit, Budget und Ressourcen werden realistisch geplant und regelmäßig überprüft.
8. Projektpuffer für Risiken und Unsicherheiten
Zeitliche und finanzielle Reserven sind eingeplant, um unerwartete Probleme abfangen zu können.
9. Verlässliche Mitwirkung der Projektbeteiligten
Die Mitwirkung von Auftraggeber, Fachbereich und Key-Usern ist verbindlich geregelt. Entscheidungen, Zuarbeiten und Abnahmen erfolgen innerhalb klar definierter Zeiträume.
10. Transparenter Projektfortschritt
Status, Risiken, Kosten und Termine werden regelmäßig und ehrlich berichtet.
11. Moderierte Kommunikation zwischen Fachbereich und IT
Die Kommunikation im Projekt wird aktiv geführt und moderiert, damit Anforderungen, Erwartungen und Probleme frühzeitig sichtbar und lösbar werden.
12. Aktive und kreative Risikoidentifikation
Risiken melden sich nicht von selbst. Sie müssen durch Erfahrung, Analyse (auch von Kennzahlen!) und kritisches Hinterfragen frühzeitig erkannt und gesteuert werden.
13. Zeit und Budget für Qualitätssicherung
Tests, Reviews und Qualitätssicherung sind von Beginn an eingeplant.
14. Unabhängige Qualitätssicherung und Testorganisation
Ein umfassendes, über das gesamte Projekt verteiltes Testkonzept stellt sicher, dass Fehler früh erkannt werden.
Die Qualitätssicherung besitzt eine eigene fachliche Verantwortung und arbeitet unabhängig von der Projektleitung.
15. Motivation und Verantwortungsbewusstsein im Projektteam
Ein motiviertes Projektteam, das Verantwortung für Ergebnisse übernimmt, ist eine zentrale Voraussetzung für den Projekterfolg.
An dieser Stelle möchte ich auszugsweise 3 typische Hindernisse benennen:
Projektpromotor
Jedes größere Projekt erzeugt im Verlauf seiner Umsetzung Schwierigkeiten – personelle, technische oder organisatorische.
Ein starker Projektpromotor räumt solche Hindernisse aktiv aus dem Weg.
Ein schwacher Promotor wird dies meist nicht leisten können.
Projektleitung
Die Projektleitung ist der zentrale Katalysator für den Projekterfolg.
Erfahrung, Autorität und Zeitbudget müssen zur Größe und Komplexität des Projekts passen.
Reichen diese Voraussetzungen nicht aus, sollte frühzeitig ein erfahrener Coach eingebunden oder die Projektleitung extern verstärkt werden.
Projektmethodik: Agil versus Phasenmodell
Ein erster Erfolgsgarant besteht darin, dass man während einer längeren Phase zwischen Erstellung der Fachanforderung und dem tatsächlichen Start des Projektes Anpassungen technischer und organisatorischer Art vornehmen kann, d.h. „agil“ arbeiten darf.
Agil bedeutet in der IT-Projektdurchführung, dass ein Projekt in kurzen Schritten geplant, umgesetzt und überprüft wird. Dabei wird die Vorgehensweise laufend an neue Erkenntnisse, veränderte Anforderungen und geänderte Rahmenbedingungen angepasst. Ziel ist es, auch unter veränderten Umständen handlungsfähig zu bleiben und schrittweise tragfähige Ergebnisse zu liefern.
Eine typische Ausschreibung einer Behörde oder auch eines großen Unternehmens ermöglicht aber fast nie tatsächliche Agilität. Da ist das klassische Wasserfallmodell zumindest implizit im Vertrag verankert.
Dies ist ein Grund, warum Langläufer-Projekte oft schief gehen.
Erstellen Sie vor dem Start eines größeren Projekts eine projektspezifische Checkliste der Erfolgsfaktoren und durchdenken Sie jeden dieser Punkte in der erforderlichen Tiefe.