Nach Abschluss der Ausschreibung – und damit nach Erstellung des Lastenhefts – bearbeiten die präqualifizierten Dienstleister die Unterlagen und erstellen ihre Angebote.
Bieterfragen werden beantwortet, Angebotsfristen laufen ab und die Angebote können geöffnet und bewertet werden.
Spätestens jetzt zeigt sich, ob das Lastenheft ausreichend präzise formuliert wurde und gleichzeitig genügend Freiraum gelassen hat, damit die Anbieter ihre jeweiligen Systemlösungen optimal einsetzen können.
Wird ein Anbieter gezwungen, große Teile seiner Lösung individuell neu zu entwickeln, entstehen zwei typische Risiken:
- klassische Entwicklungsrisiken
- überproportional steigende Projektkosten
Die Angebote bzw. das daraus entstehende Pflichtenheft müssen Abschnitt für Abschnitt sorgfältig analysiert werden.
Typische Prüffragen sind:
- Hat der Anbieter die Ausschreibung kritisch geprüft?
- Gibt es Einschränkungen oder Vorbehalte im Angebot?
- Gibt es Abweichungen vom Lastenheft?
- Finden sich versteckte Voraussetzungen für spätere Change Requests?
- Wurden Leistungen implizit ausgeschlossen?
- Gibt es organisatorische oder technische Blocker?
Ein besonders kritischer Punkt betrifft die langfristige Wartung der Lösung.
Hier sollten insbesondere folgende Punkte geprüft werden:
- Wird Wartung zu klar definierten Fixkosten angeboten?
- Wie lange gelten diese Konditionen (z. B. fünf Jahre)?
- Welche Leistungen sind in der Wartung enthalten?
- Wie werden Updates und Sicherheitskorrekturen behandelt?
- Gibt es Preisgleitklauseln?
Neben technischen Fragen müssen auch organisatorische Aspekte betrachtet werden.
- Eskalationsverfahren
- Supportorganisation
- Reaktionszeiten
- Projektrollen
- Verantwortlichkeiten
Viele IT-Projekte geraten nicht deshalb in Schwierigkeiten, weil die Technologie ungeeignet ist.
Sie geraten in Schwierigkeiten, weil Risiken im Angebot nicht erkannt wurden oder Interpretationsspielräume zu groß geblieben sind.
Gerade hier entstehen später Change Requests, Terminverzögerungen und Kostensteigerungen.
In der Praxis zeigen sich bei der Analyse von Angeboten und Pflichtenheften immer wieder typische Risiken. Viele dieser Punkte wirken zunächst unkritisch, führen jedoch im Projektverlauf zu erheblichen Kostensteigerungen oder Terminproblemen.
Die folgenden Punkte gehören zu den häufigsten Ursachen für spätere Projektkonflikte:
- 1. Unklare Leistungsabgrenzung
Es bleibt offen, welche Leistungen zum Projektumfang gehören und welche später als Zusatzleistungen berechnet werden. - 2. Implizite Voraussetzungen
Das Angebot setzt organisatorische oder technische Voraussetzungen beim Auftraggeber voraus, die nicht ausdrücklich beschrieben wurden. - 3. Unpräzise Schnittstellenbeschreibung
Integration zu bestehenden Systemen wird nur allgemein beschrieben, obwohl hier häufig der größte technische Aufwand entsteht. - 4. Unklare Datenmigration
Die Übernahme bestehender Daten wird erwähnt, ohne Umfang, Qualität oder Aufbereitung der Daten klar zu definieren. - 5. Versteckte Einschränkungen im Leistungsumfang
Formulierungen wie „sofern technisch möglich“ oder „im Standard vorgesehen“ können später zu Einschränkungen führen. - 6. Wartungsmodelle ohne klare Kostenstruktur
Wartung wird zwar angeboten, aber Preisentwicklung, Laufzeit und Leistungsumfang bleiben unklar. - 7. Fehlende Regelungen zur Weiterentwicklung
Es ist nicht geregelt, wie funktionale Erweiterungen oder regulatorische Änderungen umgesetzt werden. - 8. Unzureichende Definition von Abnahmekriterien
Wenn keine klaren Abnahmekriterien definiert sind, entstehen später Diskussionen über die Erfüllung der Anforderungen. - 9. Unklare Verantwortlichkeiten
Die Aufteilung der Aufgaben zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist nicht eindeutig geregelt. - 10. Fehlendes Eskalationsmanagement
Für Konfliktfälle im Projekt fehlen klare Verfahren zur Eskalation und Entscheidung.
Viele dieser Risiken lassen sich bereits in der Angebotsphase erkennen und mit relativ geringem Aufwand klären. Werden sie jedoch erst während der Projektumsetzung sichtbar, führen sie häufig zu Change Requests, Terminverzögerungen oder zusätzlichen Kosten.
Ein erfahrener IT-Sachverständiger erkennt häufig bereits beim Lesen eines Angebots:
- technische Risiken
- unklare Verpflichtungen
- wirtschaftlich problematische Formulierungen
- spätere Konfliktpotenziale zwischen Lastenheft, Pflichtenheft und Vertrag
Mit relativ geringem Aufwand lassen sich dadurch spätere Projektrisiken erheblich reduzieren.
Gerade bei größeren IT-Projekten kann eine strukturierte Angebotsprüfung entscheidend dazu beitragen, Kosten, Termine und Projektziele zuverlässig zu sichern.
Die kritischsten Fehler eines IT-Projekts entstehen nicht in der Umsetzung – sondern in der Phase zwischen Angebot und Vertrag.
Unklare Formulierungen, implizite Annahmen und scheinbar nebensächliche Einschränkungen im Pflichtenheft führen später zu Change Requests, Verzögerungen und erheblichen Mehrkosten.
Wer Angebote und Pflichtenhefte nicht konsequent prüft, verliert bereits vor Projektstart die Kontrolle über Inhalt, Kosten und Termine.